Privacyverklaring

Privacyverklaring PKW B.V.

PKW B.V., gevestigd aan de Scheepmakerij 12A te Delft, hecht grote waarde aan een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring informeren wij u over welke gegevens wij verwerken, met welk doel, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke

PKW B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Onze contactgegevens:

• PKW B.V., Scheepmakerij 12A, Delft
• Telefoon: 015-2853090
• E-mail: info@pkw.nl

PKW is op grond van artikel 37 AVG niet verplicht een Functionaris voor Gegevensbescherming aan te stellen. Voor privacy-vragen kunt u contact opnemen met ons interne privacy-aanspreekpunt via info@pkw.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van de dienst die wij voor u uitvoeren, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Contactpersonen van opdrachtgevers en VvE-besturen:

• Voor- en achternaam
• Zakelijke adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Functie binnen organisatie of VvE

Bewoners en eigenaren bij energieadvies en opnames: wanneer wij in opdracht van een woningcorporatie, gemeente, VvE of vastgoedeigenaar een energielabel, maatwerkadvies of meetcertificaat opstellen, verwerken wij ook:

• Adresgegevens van de woning of het gebouw
• BAG-identificatie
• Energieverbruiksgegevens (gas, elektra, warmte) per adres
• Foto's van bouwkundige en installatietechnische onderdelen die tijdens de opname worden gemaakt
• Bezoekafspraak-gegevens

Sollicitanten en medewerkers: in het kader van werving en arbeidsrelatie verwerken wij gegevens uit CV's en motivatiebrieven, contactgegevens en — voor medewerkers — de gegevens die nodig zijn voor de salaris- en pensioenadministratie (waaronder BSN op grond van wettelijke verplichting).

Bron van de gegevens

Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u, of van de opdrachtgever in wiens opdracht wij werken. Bij energieadvies voor VvE's, woningcorporaties of gemeentes ontvangen wij adres- en soms verbruiksgegevens van bewoners via de opdrachtgever (VvE-bestuur, VvE-beheerder, woningcorporatie of gemeente). Daarnaast gebruiken wij openbare bronnen zoals de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) van het Kadaster.

Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het uitvoeren van onze dienstverlening (energielabels, maatwerkadvies, procesbegeleiding, projectmanagement, meetcertificaten)
• Relatiebeheer en klantcontact
• Facturatie en administratie
• Het aanvragen van vergunningen of subsidies namens u
• Wettelijke registratie van energielabels (EP-Online)
• Werving, selectie en personeelsadministratie

Deze verwerkingen zijn gebaseerd op één of meer van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

• De uitvoering van een overeenkomst met u of uw organisatie
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting (waaronder fiscale bewaarplicht en de wettelijke registratie van energielabels)
• Ons gerechtvaardigd belang bij efficiënt relatiebeheer, kwaliteitsbewaking en bedrijfsvoering, waarbij wij een afweging maken tussen onze belangen en uw privacybelang
• Uw toestemming, wanneer dit van toepassing is

Verplicht of vrijwillig

Het verstrekken van uw contact- en adresgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van onze overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij u niet adviseren, factureren of een rapport opleveren. Het verstrekken van overige gegevens is in de meeste gevallen vrijwillig; wij geven dit per geval aan.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze verwerken. Concreet hanteren wij de volgende termijnen:

• Fiscale en financiële administratie: 7 jaar (artikel 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen)
• EPA-projectdossier en energielabel-opname: 10 jaar (BRL 9500 en NTA 8800)
• NEN 2580-meetdossier: 7 jaar (SKG-IKOB Reglement Erkenning)
• Klantcontactgegevens na einde relatie: maximaal 5 jaar
• Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten: 4 weken na afronding procedure, of maximaal 1 jaar met uw toestemming
• Personeelsdossier na uitdiensttreding: 2 jaar (loonadministratie 5-7 jaar conform Wet op de loonbelasting)
• Foto's gemaakt tijdens opnames: tot oplevering van het project, daarna alleen bewaard voor zover noodzakelijk voor het projectdossier

Ontvangers en verwerkers

Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. PKW verkoopt uw gegevens niet. Wij schakelen de volgende categorieën verwerkers in:

• IT- en hostingleveranciers (cloud-hosting, e-mail, opslag)
• CRM- en facturatiesoftware (klantadministratie en projectvoortgang)
• EPA-rekensoftware voor het opstellen van energielabels
• De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO/EP-Online) voor de wettelijke registratie van energielabels
• Boekhouder, accountant, salarisadministrateur en arbo-dienst
• Energieleveranciers en netbeheerders, voor zover wij in uw opdracht of met uw mandaat verbruiksgegevens opvragen

Met al onze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer geheimhouding, beveiliging, sub-verwerkers en de afhandeling van datalekken zijn vastgelegd, conform artikel 28 AVG.

Doorgifte buiten de EER

PKW geeft persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een door ons gebruikte verwerker gevestigd is buiten de EER, of een sub-verwerker inschakelt buiten de EER, dan zorgen wij voor een passende waarborg conform artikel 44 e.v. AVG (zoals Standard Contractual Clauses of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) en kiezen wij waar mogelijk voor opslag in de EU.

Geautomatiseerde besluitvorming

PKW neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen.

Beveiliging

PKW neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijzigingen van persoonsgegevens te voorkomen, conform artikel 32 AVG. Onder meer:

• Versleuteling van gegevens in opslag (BitLocker op laptops) en tijdens transport (TLS)
• Tweefactor-authenticatie (MFA) op zakelijke accounts
• Sterk wachtwoord-beleid en gebruik van een password-manager
• Toegangsbeheer op basis van het minimum-rechten-principe
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens
• Regelmatige back-ups en restore-tests
• Endpoint-beveiliging en periodieke software-updates
• Geheimhoudingsverklaring en periodieke training van medewerkers

Cookies en tracking

Wij maken op deze website geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken voor analyse, profilering of advertenties.

Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht om uw persoonsgegevens:

• in te zien (artikel 15),
• te laten corrigeren of aanvullen (artikel 16),
• te laten verwijderen (artikel 17),
• de verwerking te laten beperken (artikel 18),
• over te laten dragen — dataportabiliteit (artikel 20),
• bezwaar te maken tegen de verwerking (artikel 21),
• en, wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, om die toestemming op elk moment weer in te trekken. Het intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen vóór de intrekking.

Een verzoek kunt u sturen naar info@pkw.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Voeg in dat geval een kopie van uw identiteitsbewijs toe en maak daarop uw pasfoto, MRZ (de strook nummers onderaan) en uw BSN onleesbaar. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Klachten

Wij stellen het op prijs als u een klacht eerst aan ons voorlegt, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen wanneer wijzigingen in onze dienstverlening, technologie of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina.

Versie 2.0 — laatst bijgewerkt op 4 mei 2026.